Nghe này, tôi tất cả chỉ vì bất cứ điều gì giúp tôi tiết kiệm thời gian hoặc ngăn nắp hơn. Tôi đảm bảo với bạn rằng tôi đã dành rất nhiều năng lượng để cố gắng tìm hệ thống năng suất hoàn hảo để luôn cập nhật tất cả những việc tôi phải làm hàng ngày. Trong một thời gian dài, tôi đã tin chắc rằng có một ứng dụng hoặc công cụ năng suất có thể giúp tôi lấy ý tưởng ra khỏi bộ não của mình và giữ cho chúng có tổ chức đủ lâu để chúng thực sự có cơ hội trở thành hiện thực.
Vì vậy, tôi đã thử các ứng dụng như Things and Evernote và OmniFocus . Tất cả chúng đều là những công cụ thực sự mạnh mẽ, nhưng không có công cụ nào hoạt động theo cách mà bộ não của tôi đã làm. Ngoại trừ, và đây là một vấn đề thực sự đối với mọi người, việc tìm kiếm ứng dụng năng suất hoàn hảo có thể là rào cản lớn nhất để thực sự, tốt, làm việc hiệu quả. Trên thực tế, tôi thường thấy mình dành quá nhiều thời gian để theo đuổi công cụ năng suất tốt nhất, tôi không thực sự tồn tại, tốt, hiệu quả .
Việc tìm kiếm ứng dụng năng suất hoàn hảo đã trở thành mục tiêu của riêng nó, đó là một nơi tồi tệ đối với những người đã có danh sách việc cần làm mà cảm thấy nó dài hơn những gì tôi có thể hoàn thành trong đời. Tuy nhiên, cuối cùng, tôi nghĩ rằng tôi đã tìm thấy một thứ hoạt động - một tờ giấy.
Tôi biết điều đó nghe có vẻ phản khoa học, nhưng tôi rất chân thành nên hãy nghe tôi nói. Trên thực tế, có điều gì đó về bút và giấy có tác dụng tốt hơn nhiều đối với tôi hơn là bất cứ thứ gì khác.
Mỗi ngày, tôi viết ra danh sách những việc tôi cần hoàn thành vào một cuốn sổ. Tôi hiện đang sử dụng sổ ghi chép Moleskin với các trang kẻ ô vuông. Không có gì đặc biệt về thương hiệu máy tính xách tay, mặc dù tôi thích có các trang lưới. Ngoài việc có thể viết ghi chú, lưới giúp tôi dễ dàng tạo các phần khác nhau cho những thứ khác nhau mà tôi đang làm.
Nếu bạn giống tôi, có ba lý do mà giấy là công cụ năng suất mạnh mẽ nhất mà tôi từng sử dụng.
Đó là cơ khí
Một trong những lý do là việc viết ra một danh sách những việc cần làm là máy móc. Nếu tôi viết ra một điều gì đó tôi phải làm, bộ não của tôi sẽ xử lý nó theo cách khác khi tay tôi di chuyển trên trang để lại những từ ngữ và ý tưởng. Hành động vật lý viết trên giấy thực sự giúp tôi suy nghĩ theo cách khác với việc gõ trên iPhone hoặc máy tính xách tay của tôi.
Chậm lại
Tất nhiên, viết mọi thứ ra sẽ mất nhiều thời gian hơn so với làm trong ứng dụng, nhưng đó là một tính năng, không phải lỗi. Giấy làm cho bạn chậm lại, và đó là một điều tốt. Tôi biết điều đó có vẻ phản trực giác, nhưng nó thực sự là một vấn đề lớn hơn bạn có thể nghĩ. Tương tự như cách sử dụng giấy là máy móc, nó cũng buộc bạn phải có chủ ý về những gì bạn đang viết. Lượng thời gian tăng lên giúp tôi tập trung và ưu tiên mọi thứ.
Một trang trống
Lý do cuối cùng khiến tờ báo hoạt động rất hiệu quả đối với tôi là nó có thể là bất cứ thứ gì tôi cần mà không bị cản trở. Một trang trống trong sổ tay có thể chứa các ý tưởng hoặc danh sách việc làm hoặc bản phác thảo. Ngay cả những ứng dụng cố gắng làm tất cả những điều đó cũng không hoạt động tốt.
Tuy nhiên, giấy không có chương trình nghị sự riêng, nó chỉ nằm đó chờ bạn trình bày ý tưởng của mình. Nó không có yêu cầu về tính năng cân bằng của kỹ sư phần mềm, đưa ra các quyết định áp đặt cấu trúc có thể không hoạt động giống như cách bộ não của bạn làm.
Theo thời gian, khi bạn làm vậy, bạn sẽ tìm ra một quy trình hoạt động tốt nhất cho cách bạn suy nghĩ và sắp xếp suy nghĩ của mình. Khi bạn thực hiện, bạn có thể chuyển quy trình đó sang giấy.
Phương pháp tiếp cận kết hợp
Cuối cùng, tôi sẽ nói điều này để bảo vệ các ứng dụng năng suất như Things - thứ mà tôi thực sự sử dụng. Nói chung, tôi thu thập những việc cần làm trong ngày vào mục Những việc vì tôi hầu như luôn mang theo iPhone bên mình. Tôi rất tệ trong việc ghi nhớ mọi thứ, vì vậy nó giúp tôi loại bỏ chúng ra khỏi đầu càng nhanh càng tốt.
Tôi không phải lúc nào cũng mang theo sổ ghi chép của mình, nhưng thật dễ dàng để thêm thứ gì đó vào Hộp thư đến trong Mọi thứ. Sau đó, trước khi một ngày của tôi kết thúc, tôi xem qua danh sách và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho ngày hôm sau, viết chúng ra giấy. Điều này thực sự hiệu quả đối với tôi và nó đã làm giảm mức độ căng thẳng mà tôi phải trải qua về số lượng việc tôi phải hoàn thành hàng ngày.
